En resumen
- Todo establecimiento de hospedaje debe llevar un registro ordenado de sus huéspedes.
- Se anota a cada persona, incluidos los acompañantes, con su documento.
- Con un sistema, el libro se llena solo con el trabajo diario de recepción.
Qué es el libro de huéspedes
El libro o registro de huéspedes es la lista ordenada de las personas que se alojan en tu establecimiento. La normativa de hospedaje del MINCETUR exige llevarlo, y la autoridad regional de turismo puede revisarlo en una inspección. Además de cumplir, te sirve para saber quién estuvo en cada habitación y cuándo.
Qué datos se suelen registrar
Por lo general, de cada huésped se anota:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento: DNI, carné de extranjería o pasaporte.
- Nacionalidad.
- Fecha y hora de ingreso y de salida.
- Número de habitación.
- Acompañantes, cada uno con su documento.
Revisa con tu autoridad regional si tu categoría pide algún dato adicional.
Los errores más comunes al llevarlo a mano
- Datos incompletos o ilegibles: un número de documento mal copiado no sirve de nada en una inspección.
- Acompañantes sin registrar: se anota al titular y se olvida a los demás.
- Hojas sueltas o cuadernos perdidos: el registro tiene que estar completo y en orden.
- Doble trabajo: recepción escribe los mismos datos en el cuaderno, en la boleta y en el reporte.
Cómo llevarlo con un sistema hotelero
- Al hacer el check-in, recepción escribe el DNI y el sistema trae el nombre desde RENIEC.
- Se agregan los acompañantes con su documento.
- El ingreso, la salida, la habitación y los cambios quedan guardados con la hora exacta.
- Cuando lo necesites, exportas el libro del periodo a Excel o PDF.
Así el registro se llena solo con el trabajo diario de recepción, sin un cuaderno aparte. Mira todas las funciones de recepción en Funcionalidades.
Este artículo es informativo y resume la práctica habitual en el Perú. Las normas cambian: confirma los detalles de tu caso con tu contador o con la entidad correspondiente.
